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ペーパーレス導入でテレワークを成功させた企業が勝ち残る時代

04/17/2020

日本では働き方改革の実施により、職場に通わず働くテレワークやリモートワークという働き方に注目が集まりました。

新型コロナウイルスの流行により、これほどまでに急速にテレワークが浸透するとは予想できませんでしたが、この流れは働き方改革を実現する契機になると思います。

アメリカは世界の中でもっともテレワークが浸透している国です。

私が住むフロリダ州では、政府によりテレワークが推奨されてすぐに多くの企業で実施されました。
夫はマイアミにある米系企業で駐在員として働いていますが、テレワークに切り替わって6週間目に入ります。

IT の最先端国と言われてきたアメリカでは、ITにより90年代以降に景気が回復しています。
その際に、ITの波に乗れなかった企業は経営難に直面したそうです。
この時の波は、今の日本の働き方改革の波と重なるように思います。

私は経済の専門家ではありませんが、
日本では、働き方改革の波に乗り、テレワークを成功させた企業が勝ち残る時代がやってくると思います。それに不可欠なのがペーパーレス導入です。

今日は、日本がテレワークを成功させるために不可欠なペーパーレス化について、アメリカ状況を紹介します。

 

 

テレワークにペーパーレス化が欠かせない

マイアミの起業家が集まるイベントで、プリンターの導入について相談したことがありました。

驚いたことに従業員を15名持つ中小企業であっても、家庭用の小さなスキャン機能付きプリンターが一台あるだけだというのです。

コストと時間短縮のために、ペーパーレス(情報を電子化して印刷しない方法)を実践するシステムが構築されているため、プリンターを使用することすら滅多にないそうです。

 

さて、日本はどうでしょう?

IT Media Newsによると、
テレワーク実施に伴う業務上の課題は、「会社にある紙の書類を確認できない」(39.6%)が最も多く、「(勤務場所に)プリンタやスキャナーがない」(36.2%)と続きました。

つまり、ペーパーレス化が進めば、テレワークが可能となり、働き方改革の実現されるというわけです。

https://www.itmedia.co.jp/より引用

 

 

ペーパーレス化が可能な業務

ペーパーレス化は大きなメリットがあるため、アメリカの多くの企業で導入されています。

アメリカの企業が取り入れているペーパーレスの方法を紹介します。

 

1. 契約書の署名

契約書の署名は、電子署名で対応できます。

印刷や郵送、保管場所も不要になります。

メールで契約書を送付できるため、時間と郵送費の削減にもつながります。

 

参考

PDF ファイルで電子署名を利用する方法はこちらを参考にして下さい

 

 

2. 社印や角印の押印

社印や角印の押印は電子印鑑で対応できます。

 

参考

無料で作成 電子印鑑の使い方はこちらを参考にして下さい。

 

参考までにツイッターの毎日新聞さんの記事を貼り付けておきます。

 

3. 見積もり・請求書

「契約書の署名」も「社印や角印の押印」もデジタル対応ができれば、見積もりや請求書も同様の方法で対応できます。

 

4. 領収書の提出

アメリカでは、日本のように領収書の原本の提出は必要ありません。

電子マネーで支払った(立て替えた)場合、電子マネーの領収書のスクリーンショットをメールで送っています。

クレジットカードや現金で立て替えた分に関しては、領収書をスマートフォンで撮影し、こちらもメールで送るだけです。

 

4. 会議の資料

会議の資料は、参加者にパソコンで共有または送付することで、印刷の必要がなくなります。

 

5. 商品紹介パンフレット

カタログを持たない企業は増えています。

ホームページやYouTube動画で商品を紹介します。

名刺をペーパーレスにして、QRコードで名刺交換という方法も増えてきています。

 

6. FAX

アメリカでFAXを使うことは滅多にありませんが、日系企業の顧客のリクエストでE-FAX(インターネットファックス)を利用したことがあります。

FAXがなくても、電話回線を使わず、Eメールアドレスを使いファックスを送るものです。

 

参考

E-FAXを無料で送りたい方は下記を参考にして下さい
アメリカ
日本

 

最後に

日本人は新しい挑戦が苦手と言われています。
業務が明確で個人主義で仕事をするアメリカとは違い、日本ではチームで業務をこなす団体主義のため、テレワークの導入は容易ではないのかもしれません。

それでも、ペーパーレス化を含め、何か新しいことを始まれば世界トップクラスの結果を出すことができるのが日本だと思います。

 

90年代にアメリカでITの波に乗れなかった企業は経営に苦しみました。
現在の日本では、働き方改革という波が押し寄せているように思います。

高波を乗り切るには、テレワーク導入などのテクノロジーを使いこなすことができるか経営者の舵取りにかかっています。
舵取りがうまくいかなければ、どれだけ良いサービスや商品を提供していても淘汰される時代がきているように思います。

 

最後に、新型コロナウイルスの感染が猛威を振るう中、皆様におかれては不安な日々を過ごされているかと思います。

新型コロナウイルスにてお亡くなりになられた方々には謹んで哀悼の意を表しますと共に、罹患りかんされている方々の回復を心よりお祈り申し上げます。

 

 

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